Recepción de Productos y Mercancías | Procedimientos

La recepción de productos y mercancías se revela como un punto crítico dentro del entramado de las operaciones logísticas, desempeñando un papel fundamental en el control de inventarios y la gestión de almacenes. Este proceso, meticulosamente ejecutado, es la piedra angular que sustenta la integridad de la cadena de suministro y, desde luego, la satisfacción del cliente.

¿Producto o Mercancía?

Antes de entrar de lleno al tema, sin embargo, hagamos un paréntesis para explicar la sutil diferencia entre dos términos ampliamente utilizados en este sector: Productos y Mercancías.

Los términos “producto” y “mercancía” se utilizan a menudo de manera intercambiable, pero en el ámbito comercial y logístico, tienen connotaciones ligeramente diferentes.

• El término “producto” se refiere a los bienes tangibles que son fabricados, producidos o creados para su uso o consumo. Estos pueden incluir artículos manufacturados, productos acabados o componentes que se utilizan en la producción de otros bienes.

• El término “mercancía” se refiere a bienes que son adquiridos con la intención de ser comercializados o vendidos, especialmente cuando hablamos del contexto de minoristas o comerciantes. Las mercancías son productos que forman parte del inventario de una empresa y están destinadas a ser ofrecidas al consumidor final.

En el ámbito minorista, las mercancías son los productos que se encuentran en las estanterías de una tienda y están disponibles para su venta. Estos productos son adquiridos por el minorista a otros productores, mayoristas o proveedores con el propósito de ser revendidos al público. La gestión eficiente de las mercancías es esencial para satisfacer la demanda del mercado, mantener niveles de inventario adecuados y ofrecer una variedad de productos a los clientes.

La diferencia es sutil, como bien habrás observado. Sin embargo, pensé que debías conocerla y estar al tanto de ella.

¿Qué es la recepción de mercancías?

El proceso de recepción de mercancías se refiere al conjunto de actividades y procedimientos que se llevan a cabo cuando los productos o materiales llegan a las instalaciones de la empresa desde un proveedor externo o centro de distribución.

La recepción de productos representa el punto de conexión vital entre la cadena de suministro y la infraestructura de almacenamiento de una empresa. Este proceso es el trasfondo operativo que da vida a la fluidez logística, permitiendo que los productos provenientes de diversas fuentes, como proveedores o fábricas, ingresen al almacén con un propósito definido.

¿Cuál es el objetivo de la recepción de mercancías?

El objetivo principal de la recepción de productos o mercancía es someter los productos a un minucioso escrutinio, clasificación y registro en el Sistema de Gestión de Almacén (WMS). Este sistema actúa como el cerebro central que orquesta la ubicación y disposición de los productos dentro de las instalaciones de almacenamiento, allanando el camino para futuras etapas, como el envío final al cliente o consumidor.

Estos productos, manifestados en una variedad de formatos que incluyen pallets, cajas y otros, llevan consigo no solo su contenido tangible, sino también la información crítica que guiará su travesía dentro del almacén.

El formato en el que se presentan se convierte en un factor clave, moldeando el proceso de manipulación y clasificación. Desde los robustos pallets que soportan grandes volúmenes hasta las cajas que almacenan productos más delicados, cada formato desencadena acciones específicas para asegurar su manejo adecuado.

¿Cuáles son los pasos a seguir en la recepción?

En mi experiencia como jefe de almacén y logística, solía hacer diversas preguntas a los nuevos postulantes, como: ¿Qué tareas realiza un recepcionista de mercancía? o también, ¿en qué consiste el proceso de recepción? Estas preguntas me ayudaban a evaluar su comprensión de los procedimientos y su capacidad para gestionar la llegada y verificación de productos, así como la organización del inventario. Obviamente, a los seleccionados se les daba un curso de inducción.

Este curso era fundamental para que los nuevos colaboradores comprendieran todos los procesos operativos del almacén, como la recepción, almacenamiento y gestión de mercancía, asegurando que pudieran cumplir con las expectativas y estándares de calidad desde el primer día. Además, les brindaba las herramientas necesarias para realizar sus funciones de manera eficiente y segura. En este punto, te recomiendo leer: Primer día de trabajo en almacén o bodega.

Fases en la Recepción de Mercancías o Productos

La recepción de mercancías o productos es un proceso esencial en la cadena de suministro que implica varias fases detalladas para garantizar la precisión, la eficiencia y la integridad del inventario. Estas fases son cruciales para la gestión efectiva de los bienes y para prepararlos para su posterior distribución.

A continuación, te describo cuáles son las fases típicas en todo proceso de recepción, siendo ellas las que personalmente he puesto siempre en práctica:

 1-  Planificación y Coordinación:

• Antes de que llegue la mercancía, se lleva a cabo una planificación meticulosa.
• Esto implica coordinar las entregas con proveedores, establecer horarios de recepción y asignar los recursos necesarios, como personal y equipos.

 2-  Preparación del Área de Recepción:

• El área de recepción se prepara para recibir la mercancía. Esto incluye asegurarse de que el espacio esté limpio, organizado y listo para manejar diferentes tipos de productos.
• Se establecen áreas de almacenamiento temporal si es necesario.

 3-  Inspección Inicial:

• Al llegar la mercancía, se realiza una inspección visual inicial.
• Se verifica la integridad de los paquetes y se identifican posibles daños durante el transporte.
• Además, se confirma que la cantidad de paquetes coincida con la información de la documentación.

 4-  Verificación de Documentación:

• La documentación asociada, como la lista de empaque y la factura, se verifica para asegurar que coincida con la entrega real.
• Cualquier discrepancia se registra e informa de inmediato para su corrección.

5-  Descarga y Manipulación:

• La mercancía se descarga del vehículo de entrega y se manipula según los procedimientos establecidos.
• Se utilizan equipos como montacargas para manejar pallets o productos pesados, garantizando un manejo seguro y eficiente.

6- Verificación de Calidad y Cantidad:

• Se realiza una verificación más detallada de la calidad y cantidad de los productos.
• Esto implica inspecciones físicas, comprobaciones de fechas de caducidad y números de lote, y la confirmación de que los productos cumplen con los estándares establecidos.

En este punto, ya que mencionamos la comprobación de las fechas de caducidad, recomiendo leer sobre la importancia del método FIFO (First In, First Out) o PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) para una óptima gestión de inventarios: ¿Qué es FIFO y cómo usarlo?

7-   Registro en el Sistema de Inventarios:

• La información detallada de la recepción se registra en el sistema de gestión de almacenes.
• Esto incluye la actualización de los niveles de inventario, la información del proveedor y cualquier detalle relevante.

8-  Almacenamiento Temporal:

• Si es necesario, la mercancía puede pasar por un área de almacenamiento temporal antes de su ubicación final en el almacén.
• Esto facilita la organización y la preparación para la distribución.

9-  Comunicación Interna:

• Se informa a los departamentos relevantes sobre la llegada de nuevos productos.
• Esto incluye a equipos como ventas, producción o logística para asegurar una respuesta coordinada y una planificación efectiva.

10-  Resolución de Problemas y Devoluciones:

• Si se identifican problemas, como productos dañados o incorrectos, se inicia el proceso de resolución de problemas o devoluciones.
• Se comunica cualquier problema al proveedor y se toman las medidas correctivas necesarias.

11-  Cierre del Proceso:

• Una vez completadas todas las fases y asegurada la precisión de la recepción, se cierra formalmente el proceso.
• Esto puede incluir la firma de documentos de recepción, la archivación de registros y la preparación para futuras entregas.

Estas fases en la recepción de mercancías representan un flujo estructurado de actividades que aseguran la gestión eficiente de los productos desde su llegada hasta su preparación para la siguiente etapa en la cadena de suministro.

La atención meticulosa a cada fase es esencial para mantener la integridad del inventario y garantizar una operación logística exitosa.

Lista de Empaques o Packing Lists

Las listas de empaque también son conocidas con el nombre de “packing lists” o “packing slips“. Estos términos se utilizan de manera intercambiable para referirse al documento que acompaña a un envío y detalla los productos contenidos en el paquete.

La lista de empaque es esencial para verificar la precisión de la entrega y asegurar que los productos enviados coincidan con los detalles registrados en la documentación asociada.

Los datos específicos que debe incluir una lista de empaque pueden variar según la naturaleza de los productos y los requisitos de la empresa o negocio, pero generalmente debería contener la siguiente información:

La lista de empaque suele ser recibida junto con la mercancía, como parte del paquete enviado. Este documento acompaña físicamente a los productos dentro del contenedor o caja y se proporciona al destinatario en el momento de la entrega. Es común encontrar la lista de empaque adherida al exterior del paquete o incluida dentro del mismo.

El objetivo principal de proporcionar la lista de empaque junto con la mercancía es permitir al destinatario verificar fácilmente la conformidad de la entrega con los detalles especificados en el documento. Al revisar la lista de empaque durante el proceso de recepción, el destinatario puede asegurarse de que los productos correctos y las cantidades adecuadas han sido enviados.

En algunos casos, especialmente en transacciones comerciales más grandes o con ciertos proveedores, la lista de empaque también puede ser enviada de manera electrónica por adelantado, como parte de la documentación de envío.

Esto proporciona al destinatario la oportunidad de revisar la información antes de la llegada física de la mercancía, facilitando una recepción más eficiente y precisa. Sin embargo, incluso en tales casos, se espera que una copia impresa o electrónica de la lista de empaque esté disponible con la mercancía al momento de la entrega.

Importancia de una correcta recepción de productos y mercancías:

Exactitud en el Inventario:

• La recepción precisa de productos es fundamental para mantener registros de inventario precisos.
• Los errores en esta etapa pueden llevar a discrepancias que afectan la disponibilidad de productos y la toma de decisiones empresariales.

Satisfacción del Cliente:

• La rapidez y precisión en la recepción de productos garantizan que los pedidos de los clientes se puedan satisfacer puntualmente.
• Esto contribuye directamente a la satisfacción del cliente y a la reputación de la empresa.

Contenido relacionado: Importancia de la orientación al cliente en los negocios

Eficiencia Operativa:

• Un proceso de recepción eficiente permite una gestión más fluida de los flujos de trabajo internos.
• Un almacén bien organizado y una recepción sin problemas facilitan el acceso y la ubicación de productos cuando sea necesario.

Reducción de Costos:

• La gestión adecuada de la recepción ayuda a evitar errores costosos, como la recepción de productos incorrectos o en cantidades erróneas.
• Esto minimiza los costos asociados con devoluciones, reenvíos y pérdida de ventas.

Visibilidad en el Inventario:

• La recepción efectiva proporciona una visibilidad inmediata de los productos disponibles.
• Esto es esencial para planificar la reposición de existencias, identificar productos populares y ajustar estrategias comerciales.

Consejos para la Recepción de Productos:

1/ Establece procedimientos claros y estandarizados para la recepción de productos. Capacita al personal para seguir estos procedimientos de manera consistente.

2/ Utiliza sistemas de tecnología y automatización, como códigos de barras y sistemas de escaneo, para agilizar el proceso de recepción y reducir errores manuales.

3/ Realiza inspecciones de calidad para asegurar que los productos cumplen con los estándares establecidos. Identifica y documenta cualquier problema de calidad.

4/ Mantén una comunicación fluida con proveedores para coordinar entregas y resolver problemas de manera eficiente.

5/ Registra de manera detallada la información relevante, incluyendo fecha de recepción, cantidad, número de lote y proveedor. Esto es esencial para el seguimiento y la auditoría.

6/ Integra el proceso de recepción con sistemas de información más amplios, como los de planificación de recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning), tales como SAP Business One, Oracle NetSuite o Microsoft Dynamics 365, por mencionar algunos. Desde luego, es importante que te capacites y aprendas a usarlos.

7/ Implementa medidas de seguridad para proteger la mercancía y prevenir pérdidas o robos durante la recepción y almacenamiento.

8/ Proporciona capacitación continua al personal para mantenerlos actualizados sobre procedimientos, tecnologías y cambios en el inventario.

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