Qué es FIFO y cómo usarlo en el almacén
Qué es FIFO y cómo usarlo en el almacén
¿Qué es FIFO y cómo usarlo? El método FIFO (First In, First Out) o PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) puede entenderse como un concepto unificado que tiene relevancia tanto para los contables como para los responsables de la gestión de almacenes.
Aunque sus aplicaciones y perspectivas pueden variar según el enfoque, ambos aspectos están interconectados y contribuyen a una gestión eficiente de inventarios y a la precisión en la contabilidad. En este post veremos brevemente ambos aspectos:
¿Qué se entiende como el método FIFO?
El método FIFO es un concepto integrado que abarca tanto la contabilidad como la gestión de almacenes. Desde una perspectiva contable, se centra en la valoración de inventarios para fines financieros. Desde la perspectiva operativa, guía el movimiento físico de productos para maximizar la eficiencia y minimizar las pérdidas asociadas con productos obsoletos.
La colaboración efectiva entre contables y responsables de almacenes es esencial para garantizar la coherencia y el éxito en la implementación de FIFO.
¿Cómo se aplica el metodo FIFO?
¿Cómo se aplica el método FIFO? Vamos a verlo desde la perspectiva contable y también desde la gestión de almacenes:
Desde la perspectiva Contable:
- Desde el punto de vista contable, FIFO es un método de valoración de inventarios.
- Se centra en determinar el costo de los bienes vendidos y el valor del inventario restante en base a la premisa de que los productos más antiguos se consumen o venden antes que los más recientes.
- La aplicación contable de FIFO implica asignar los costos más antiguos a las unidades vendidas y los costos más recientes a las unidades que permanecen en inventario.
- Esto se hace para reflejar de manera más precisa los costos actuales y calcular la utilidad neta de manera realista.
La valoración de inventarios es fundamental en la gestión de negocios, independientemente de su tamaño, ya que proporciona información crucial sobre el capital invertido en mercancías y su impacto en la situación financiera de la empresa.
Desde la perspectiva de la Gestión de Almacenes:
- Desde la perspectiva de la gestión de almacenes, FIFO se traduce en un enfoque operativo que dicta cómo se manipulan y mueven físicamente los productos en el almacén.
- En este sentido, FIFO implica que los productos que ingresan primero al almacén son los primeros en ser utilizados o vendidos.
- En la gestión de almacenes, la aplicación de FIFO implica organizar y disponer físicamente los productos en el almacén de manera que los más antiguos estén más accesibles.
- Esto facilita la recolección y distribución de productos, minimizando el riesgo de obsolescencia y garantizando que los productos más antiguos se utilicen antes de vender los productos más recientes.
Aunque las aplicaciones pueden ser distintas, la coherencia entre la contabilidad y la gestión de almacenes es esencial. La información contable basada en FIFO debe reflejar fielmente la realidad operativa del almacén, y viceversa.
La gestión eficiente del inventario según el principio FIFO no solo contribuye a la precisión contable, sino que también optimiza el espacio de almacenamiento y reduce el riesgo de pérdidas por obsolescencia.
Estrategias de Valoración de Inventario: Diferencias entre empresas grandes y pequeños negocios
Grandes empresas:
En empresas grandes, la valoración del inventario suele ser responsabilidad de un departamento contable especializado. Los contadores se encargan de aplicar métodos reconocidos, como el FIFO o el promedio ponderado, para determinar el valor preciso de los productos en existencia.
Estas empresas a menudo utilizan sistemas de gestión empresarial (ERP) que integran módulos contables y de inventario. Estos sistemas automatizan el proceso de valoración, minimizando errores y optimizando la eficiencia.
Debido al volumen y la complejidad de las operaciones, las grandes empresas pueden optar por métodos de valoración más detallados y específicos para ciertos tipos de productos. Esto puede incluir el uso de herramientas avanzadas y análisis detallados. Asimismo, para garantizar la precisión y la conformidad con los principios contables, las grandes empresas a menudo someten sus registros de inventario a auditorías externas realizadas por firmas especializadas.
En Pymes:
En pequeñas tiendas o negocios, donde no hay un departamento contable, los dueños suelen llevar registros manuales diarios de las transacciones de compra y venta. Este enfoque manual implica registrar cada movimiento de inventario.
A fin de saber en un momento dado el valorar de su inventario, los propietarios de pequeños negocios pueden optar por métodos de valoración más simples, como el FIFO o el promedio ponderado, que son fáciles de entender y aplicar sin la necesidad de software contable avanzado.
Y aunque algunos pequeños negocios utilizan software de gestión de inventarios, es posible que no cuenten con sistemas tan avanzados como las grandes empresas. La limitación tecnológica puede implicar más trabajo manual en la valoración.
La valoración del inventario es esencial, independientemente del tamaño del negocio. Mientras que las grandes empresas tienden a delegar esta responsabilidad a departamentos contables especializados y sistemas avanzados, los pequeños negocios dependen de la diligencia de sus dueños y métodos más simples.
Ambos enfoques buscan la precisión en la valoración, pero las diferencias radican en la complejidad de las operaciones y los recursos disponibles. En última instancia, sea cual sea el tamaño del negocio, una gestión cuidadosa del inventario es crucial para el éxito a largo plazo.
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Principio operativo de FIFO en el movimiento de productos:
En un entorno de almacenamiento o venta minorista, la aplicación de FIFO implica que los productos que ingresaron primero al inventario serán los primeros en ser despachados o vendidos.
En el almacenamiento o exhibición de productos en estantes, se organiza de manera que los productos más antiguos estén más accesibles y sean los primeros en ser seleccionados para la venta.
Al dar prioridad a la salida de productos más antiguos, se reduce la posibilidad de que los productos se vuelvan obsoletos o caduquen antes de ser vendidos.
Rotación constante:
La rotación constante y el fácil acceso a los productos desempeñan un papel crucial en la disminución de pérdidas asociadas al deterioro. La práctica de utilizar primero los productos más antiguos evita que los envases y productos permanezcan durante períodos prolongados en condiciones que podrían afectar negativamente su calidad.
Minimizar pérdidas
La combinación de humedad ambiental y acumulación de polvo puede tener consecuencias perjudiciales para el estado de las cajas y envases de productos almacenados en una bodega a lo largo del tiempo.
- La humedad, cuando se une al polvo, crea un entorno propicio para el desarrollo de moho y hongos en las cajas de cartón. Este problema no solo tiene implicaciones estéticas en la apariencia de las cajas, sino que también compromete la seguridad y calidad de los productos resguardados en su interior.
- Con el tiempo, la humedad puede afectar la calidad de las impresiones en las cajas, causando la decoloración de etiquetas y códigos de barras. Esta alteración puede dificultar la identificación y seguimiento de los productos, impactando directamente en la eficiencia de la gestión de inventarios.
Es importante destacar que un deterioro visible en las cajas y envases puede influir significativamente en la percepción de los clientes sobre la calidad de los productos y la profesionalidad del negocio. Esta percepción puede tener un impacto directo en las decisiones de compra y la lealtad del cliente.
Por último, las variaciones estacionales de temperatura y las fluctuaciones diarias pueden contribuir al deterioro de las cajas y envases de productos almacenados en una bodega.
- Las variaciones extremas de temperatura pueden causar la expansión y contracción de los materiales de las cajas, especialmente si estas están hechas de cartón. Esto puede llevar a la deformación y afectación de su estructura.
- La proximidad al mar puede introducir la exposición a la salinidad del aire, lo que aumenta el riesgo de corrosión en materiales metálicos.
Visto lo anterior…
Aunque el departamento contable puede utilizar FIFO o cualquier otro método de valuación de inventarios, el encargado o jefe de almacén debe seguir la consigna de “lo primero que entra es lo primero que sale“, que es la esencia del método FIFO en la gestión operativa de inventarios.
La implementación de FIFO en el almacén implica que los productos más antiguos se utilizan o venden antes que los productos más recientes. Esta práctica es fundamental para mantener la eficiencia operativa, minimizar el riesgo de obsolescencia y preservar la calidad de los productos almacenados.
El principio FIFO se vuelve aún más crítico cuando se trata de productos perecederos (alimentos, medicamentos, flores…), ya que estos tienen una vida útil limitada y deben ser consumidos o vendidos antes de que se deterioren.
¿Cómo se implementa el método FIFO en la industria alimentaria?
La aplicación del método FIFO en la gestión de inventario en la industria alimentaria asegura que los productos más antiguos sean utilizados primero, lo que ayuda a mantener la frescura y la calidad de los alimentos, así como a minimizar el desperdicio.
Además de garantizar la frescura, el método FIFO también ayuda a prevenir el desperdicio de alimentos. Al utilizar primero los productos más antiguos, se reduce la probabilidad de que los alimentos caduquen y deban ser descartados.
Implementar el método FIFO en la industria alimentaria requiere una combinación de organización, etiquetado claro, capacitación del personal y seguimiento regular del inventario.
Los alimentos deben ser almacenados de manera que los productos más antiguos estén al frente y sean los primeros en ser utilizados.
Asimismo, deben estar claramente etiquetados, mostrando la fecha de producción, recepción y caducidad para facilitar su seguimiento y cumplir con las regulaciones de seguridad alimentaria.
Valoración basada en precio de compra para pequeñas tiendas o negocios
Lo primero, es llevar un registro detallado de todas las compras y ventas. Anotar la cantidad de productos comprados, el costo unitario y las ventas realizadas ayuda a tener un seguimiento claro de las existencias y los movimientos.
Si los registros detallados están disponibles, se puede utilizar el precio de compra original para valorar el inventario. Esto implica multiplicar la cantidad de productos por el precio unitario de compra.
Aunque sea una tienda pequeña, el uso de software de gestión de inventarios puede facilitar significativamente el proceso. Hay aplicaciones y herramientas disponibles que permiten realizar un seguimiento de las existencias, las compras y las ventas de manera más eficiente. Sin embargo, te diré cómo hacerlo con una simple hoja de cálculo.
Ejemplo práctico del método FIFO
Orden Cronológico: FIFO sigue una lógica temporal. Los productos se registran y se consumen en el orden en que fueron adquiridos o producidos. El primer lote de productos ingresado al inventario es el primero en ser retirado o vendido.
Aplicación Práctica: Cuando se realiza una compra de productos, se registra su costo. Al vender productos, el costo de esos productos se calcula utilizando el costo de los productos más antiguos que aún están en inventario.
Veámoslo con un ejemplo gráfico:
Explicación del gráfico:
- 1 de enero: Tienes 56 unidades de un producto como inventario inicial, adquiridas a un precio unitario de 1.300$ para un total de 72.800$.
- 2 de enero: Compras 100 unidades del mismo producto a un precio de 1.350$
- 3 de enero: Venta de 80 unidades.
Observa que no hemos indicado o registrado el precio de venta, ya que NO es un dato que interese a nivel de almacén. El valor del inventario se calcula de acuerdo al precio de compra.
- Tomamos las 56 unidades del inventario inicial, adquiridas a 1.300$ c/u.
- Se toman 24 unidades de las compradas el 2 de enero, calculando el costo de venta al nuevo precio de 1.350$ por unidad. Restan 76 unidades.
- 5 de enero: Compras 100 unidades a 1.410$ c/u.
- 6 de enero: Compras: 50 unidades a 1.450$ c/u.
Con fecha 6 de enero tenemos en el almacén lo siguiente:
- 76 unidades compradas el 2 de enero a 1.350$ = 102.600$.
- 120 unidades compradas el 5 de enero a 1.410$ = 169.200$.
- 50 unidades compradas el 6 de enero a 1.450$ = 72.500$
En total, tenemos 246 unidades en existencia (76+120+50), y el valor del inventario al 6 de enero es de:
102.600$ + 169.200$ + 72.500 = 344.300$
- 8 de enero: Vendemos 220 unidades del producto.
El registro de esta venta, de acuerdo al método FIFO, se realiza de este modo:
- Se toman las 76 unidades restantes de las compradas el 2 de enero a 1.350$
- Todas las 120 unidades compradas el 5 de enero a 1.410$
- Tomas 24 unidades de las 50 compradas el 6 de enero a 1.450$.
- Quedan 26 unidades del producto en el almacén.
Para concluir…
El método FIFO es fácil de implementar en un negocio pequeño, y su aplicación no solo simplifica la contabilidad, sino que también mejora la gestión operativa del almacén.
Al seguir la lógica de “lo primero que entra es lo primero que sale“, se optimiza la eficiencia en la rotación de inventarios, se reducen las pérdidas por deterioro y se asegura una mayor precisión en la valoración de productos.
Espero que este post te haya sido de ayuda al explorar la importancia del FIFO en la gestión de almacenes y logística.
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